CIBC Mellon Legal and Regulatory Matters

Énoncé de confidentialité de CIBC Mellon

Chez CIBC Mellon, votre vie privée est protégée

Chez CIBC Mellon, le respect de votre droit à la vie privée est une composante fondamentale de nos responsabilités.

La conservation de vos renseignements personnels en toute confidentialité est la pierre angulaire de notre entreprise et fait partie intégrante de notre engagement envers l’excellence du service. Afin de respecter cet engagement envers vous, CIBC Mellon a nommé un responsable de la protection de la vie privée pour surveiller les politiques et les procédures de confidentialité de CIBC Mellon. Notre engagement en matière de confidentialité est décrit dans les pages suivantes.

Cet énoncé de confidentialité s’applique à la collecte, à l’utilisation, au partage, à la protection, à l’exactitude et à l’accès aux renseignements personnels chez CIBC Mellon. Les «renseignements personnels» désignent les renseignements qui concernent une personne identifiable, par exemple, ses coordonnées, ses numéros de compte, son âge, son état civil et ses renseignements financiers. Ces renseignements peuvent être dans différents formats, notamment en format papier, électronique, vidéo ou sous forme d’enregistrement de la voix. Cet énoncé de confidentialité ne s’applique pas aux renseignements concernant nos employés ou aux renseignements qui ne sont pas personnels.

Nos politiques et procédures sont en place à travers CIBC Mellon. La législation applicable prévoit certaines exceptions aux obligations décrites dans cet énoncé de confidentialité, dont certaines modifieront nos pratiques de confidentialité dans certaines circonstances.

Pourquoi nous recueillons des renseignements personnels

CIBC Mellon recueille à l’occasion vos renseignements personnels pour fournir des services, ou nous pouvons recueillir des renseignements personnels au nom de clients, d’employés de clients ou de retraités lorsque nous fournissons des services de fiducie ou d’agent. Nous recueillons des renseignements personnels de diverses manières, y compris des instructions de transfert, des interactions verbales, des activités en ligne et d’autres documents que vous nous fournissez. Cela inclut les renseignements que votre navigateur Web, votre appareil ou autres technologies Web, telles que les fichiers de témoin et les pixels invisibles, peuvent nous fournir. Nous pouvons également recevoir des renseignements personnels de la part de sociétés qui nous aident à administrer votre compte et à traiter les transactions en votre nom. Les renseignements personnels que nous recueillons comprennent le nom, l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro d’assurance sociale ou le numéro d’identification aux fins de l’impôt, les renseignements sur les avoirs, les documents d’identification ou d’autres renseignements qui sont nécessaires afin de fournir les services en votre nom ou tels qu’exigés par la loi.

CIBC Mellon déploiera tous les efforts raisonnables pour limiter la collecte de renseignements personnels aux renseignements requis à des fins commerciales valides ou pour se conformer à la législation et qu’une personne raisonnable jugerait appropriée compte tenu des circonstances.

Comment nous utilisons les renseignements personnels

En général, CIBC Mellon utilise les renseignements personnels pour les besoins suivants :

Offrir des services, administrer des comptes, exécuter vos instructions, répondre à vos demandes de renseignements et exercer les fonctions nécessaires en matière de déclarations fiscales;
Communiquer avec vous au sujet de votre compte et de vos services et vérifier votre identité lorsque vous communiquez avec nous à propos de votre compte ou vos services;
Répondre aux exigences légales ou réglementaires et aux pratiques de l’industrie applicables aux services offerts;
Mesurer l’utilisation du site Web et améliorer les fonctionnalités;
Tenir à jour les dossiers commerciaux pour des périodes raisonnables ou requises en vertu des exigences juridiques ou réglementaires et gérer et administrer nos activités de façon générale.

Voici quelques exemples des façons spécifiques dont nous utilisons vos renseignements personnels :

Services de fiducie

CIBC Mellon utilise des renseignements personnels lorsqu’un particulier nous nomme à titre de fiduciaire pour un régime d’épargne-retraite ou un autre régime similaire. Cela peut se produire lorsqu’un particulier achète un tel régime par l’intermédiaire d’un courtier ou d’un intermédiaire financier qui engage CIBC Mellon à agir à titre de fiduciaire et qui signe une déclaration de fiducie avec ses clients pour établir un tel régime.

Services d’agent

CIBC Mellon peut également avoir la garde de renseignements personnels parce qu’une société cliente, un client d’affaires ou un organisme gouvernemental a retenu nos services pour traiter ces renseignements. Une société peut avoir recours à nos services en qualité d’agent chargé de la tenue des dossiers, d’administrateur de régime ou encore, elle peut nous demander de fournir des services de fiduciaire, d’actifs ou d’envois postaux. Ces activités peuvent comprendre le traitement de transactions ou de paiements à des détenteurs de titres ou de régime, l’administration des processus et des versements de prestations de retraite ainsi que la tenue des registres reliés à ces activités.

Enregistrements vocaux

CIBC Mellon a des lignes d’assistance téléphonique qui prennent en charge divers services de fiducie et d’agent. Lorsque vous appelez sur l’une de ces lignes, votre appel est enregistré. Cela nous protège, vous et nous, en fournissant un enregistrement de la conversation. Cela nous aide également à surveiller la qualité du service que nous offrons.

Site Web de CIBC Mellon

CIBC Mellon peut utiliser votre adresse IP pour diagnostiquer des problèmes avec nos serveurs, pour comprendre la localisation géographique de nos visiteurs et pour améliorer nos sites Web (une adresse IP est un identifiant unique pour un appareil sur Internet). De plus, des renseignements personnels peuvent être demandés sur le site Web si un visiteur choisit de répondre à des sondages en ligne, d’envoyer un courriel à CIBC Mellon ou d’utiliser un de nos outils sur notre site Web.

Dans certains cas, nous pouvons recueillir des renseignements vous concernant qui ne sont pas liés à une personne identifiable. Par exemple, il peut s’agir de renseignements tels que le navigateur Internet que vous utilisez, le type de système d’exploitation, le nom de domaine du site Web que vous avez utilisé pour vous mener à notre site et les pages du site que vous avez visitées. Une fois recueillis, nous utilisons les renseignements qui ne sont pas reliés à des personnes physiques identifiables de façon regroupée, dans un format non identifiable et anonyme, pour déterminer la réaction globale aux différentes sections du site Web, pour mesurer l’efficacité et le caractère utile des différentes pages et pour améliorer le débit et l’interconnectivité du site.

Lorsque vous visitez nos sites Web, nous pouvons également stocker de temps en temps des renseignements sur votre ordinateur. Ces renseignements sont stockés sous forme de «témoins» ou de «pixels invisibles». Un «fichier de témoin» est un petit fichier placé sur votre appareil lorsque vous visitez certains sites Web. Les «témoins» nous permettent d’adapter le site Web ou la publicité pour mieux correspondre à vos intérêts et préférences. Les «pixels invisibles» sont de minuscules images graphiques placées sur les pages de notre site Web ou dans nos courriels. Ils peuvent être utilisés pour mesurer les taux de réponse à nos communications et pour nous aider à améliorer nos pages Web et nos promotions. Avec la plupart des navigateurs Internet, vous pouvez bloquer, recevoir un avertissement ou effacer tous les «fichiers de témoin» de votre disque dur. Veuillez consulter les instructions de votre navigateur ou l’écran d’aide pour en savoir plus sur ces fonctions.

Les sites Web de CIBC Mellon peuvent contenir des liens vers des sites Web n’appartenant pas à CIBC Mellon. CIBC Mellon n’est pas responsable des pratiques en matière de confidentialité et d’accès à l’information de ces sites Web. Nous vous recommandons de lire la politique de confidentialité de chacun de ces sites Web pour en savoir plus sur leurs pratiques en matière d’accès à l’information et de confidentialité avant de fournir tout renseignement personnel.

Avec qui nous partageons des renseignements personnels

CIBC Mellon ne partagera ni ne divulguera les renseignements personnels que nous aurons recueillis avec quiconque, sauf si le présent énoncé de confidentialité le permet ou si cela est nécessaire pour se conformer aux exigences légales et réglementaires ainsi qu’aux pratiques de l’industrie. Par exemple, nous pourrions partager vos renseignements personnels pour les besoins suivants :

Lorsque nous utilisons les services d’une entreprise externe pour traiter l’information.

En fournissant les services de fiducie et d’agent décrits ci-dessus, les renseignements personnels peuvent être partagés avec des sociétés affiliées apparentées (y compris des sociétés mères) ou des tiers dont CIBC Mellon a retenu les services afin de nous aider à nous acquitter de nos fonctions administratives ou technologiques. Par exemple, effectuer certaines fonctions de gestion, de maintenance ou de traitement de bases de données, exploiter des systèmes de tenue de documents ou imprimer des formulaires fiscaux. Cette entreprise externe pourrait être au Canada ou pourrait être dans une juridiction étrangère, comme les États-Unis. Les renseignements personnels peuvent devenir assujettis aux lois de cette juridiction, y compris les lois régissant la divulgation. Lorsque CIBC Mellon utilise une telle société, nous sélectionnons la société avec soin et exigeons qu’elle utilise des normes comparables aux nôtres, sous réserve des exigences dans les territoires étrangers applicables à ces organisations.
Lorsque nous devons divulguer les renseignements pour des raisons d’ordre juridique ou de meilleures pratiques du secteur réglementé.

Nous pourrions être tenus de divulguer des renseignements afin de nous conformer aux exigences d’une loi (notamment des lois relatives aux déclarations d’impôt, au recyclage d’argent, au financement d’activités terroristes et aux valeurs mobilières au Canada et dans d’autres pays, y compris aux États-Unis), d’un tribunal, d’un organisme de réglementation ou d’un fiduciaire ou agent successeur. Nous pouvons également divulguer certains renseignements personnels sur les détenteurs de titres de nos sociétés clientes ou de nos clients d’affaires ou gouvernementaux pour leur permettre de se conformer à des exigences juridiques et réglementaires semblables auxquelles ils sont assujettis. Notre politique consiste à divulguer l’information seulement dans la mesure où nous devons le faire pour satisfaire à ces exigences et aux meilleures pratiques de l’industrie.
Lorsque CIBC Mellon traite des renseignements pour des tiers.

Lorsque qu’un tiers nous embauche pour traiter l’information en son nom, nous partageons l’information avec cette personne. Notamment, les commanditaires de régime de retraite et les gestionnaires de fonds de placement.
Lorsque nous devons participer à certaines opérations commerciales.

Les renseignements personnels peuvent être utilisés par CIBC Mellon et divulgués aux parties intéressées dans les cas de financement prévu ou réel, de titrisation, d’assurance, de réorganisation, de vente, de cession ou de la disposition de tout actif ou partie d’actif de CIBC Mellon ou de nos activités.

Comment vous consentez à l’utilisation de vos renseignements personnels

En nommant CIBC Mellon pour exécuter des services de fiduciaire ou d’agent, vous consentez à ce que CIBC Mellon collecte, utilise et divulgue vos renseignements personnels de la manière décrite dans le présent énoncé de confidentialité.

Le consentement peut être explicite ou implicite. Le consentement explicite peut être verbal ou écrit. Par exemple, une demande d’enregistrement d’un régime d’épargne-retraite peut contenir un consentement écrit afin que nous puissions utiliser vos renseignements dans le cadre de nos fonctions en qualité de fiduciaire du régime d’épargne-retraite. Ou encore, vous pourriez consentir à divulguer les renseignements par téléphone. Le consentement est implicite lorsque nous pouvons raisonnablement conclure que vous l’avez accordé au moyen d’une mesure que vous avez prise ou que vous n’avez pas prise ou lorsque, de façon raisonnable, le contexte exige que nous ayons des renseignements et que nous les utilisions pour effectuer le travail que vous nous avez demandé de faire.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, après l’avoir accordé, en contactant notre responsable de la protection de la vie privée, à condition qu’il n’y ait aucune exigence légale ou contractuelle pour l’empêcher et moyennant un préavis raisonnable. Si vous ne consentez pas à ce que les renseignements soient utilisés à certaines fins ou si vous retirez votre consentement, il est possible que nous ne puissions pas vous fournir un produit ou un service en particulier. Le cas échéant, nous vous expliquerons la situation pour vous aider à prendre votre décision.

CIBC Mellon peut être tenue ou autorisée par la loi ou la réglementation à recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans votre consentement, par exemple pour se conformer à une ordonnance d’un tribunal, se conformer à une réglementation régionale, fédérale ou étrangère ou une demande légalement autorisée par une agence gouvernementale canadienne ou étrangère, ou pour percevoir une dette qui nous est due. Lorsque des tiers retiennent les services de CIBC Mellon pour traiter vos renseignements pour leur compte, ils devront avoir obtenu votre consentement implicite ou explicite afin de partager ces renseignements avec CIBC Mellon et que CIBC Mellon puisse traiter les renseignements. Cela est conforme aux exigences qu’ils peuvent avoir pour obtenir le consentement. Une fois qu’ils sont partagés avec nous, nous les protégerons et les traiterons conformément à cet énoncé de confidentialité.

Protéger vos renseignements personnels

CIBC Mellon prend la protection de vos renseignements personnels au sérieux. Nous préservons le caractère confidentiel de vos renseignements et ferons tous les efforts raisonnables pour empêcher l’utilisation non autorisée, le partage, la perte ou le vol de renseignements. Nous vérifions régulièrement nos procédures de sécurité et évaluons leur efficacité et leur pertinence.

Nos employés et agents qui ont accès à vos renseignements personnels sont sensibilisés à l’importance de les garder confidentiels. Chaque employé doit certifier annuellement qu’il a préservé le caractère confidentiel des renseignements qui lui ont été confiés. CIBC Mellon a mis en place des procédures pour aider ses employés à se conformer à nos politiques, nos vérificateurs internes surveillent le respect de ces politiques et rapportent leurs conclusions comité du conseil d’administration de CIBC Mellon.

CIBC Mellon utilise plusieurs niveaux de protection lorsque vous accédez à l’un de nos produits ou services en ligne, y compris le cryptage du navigateur Web, les pare-feu et la surveillance.

Nous conservons vos renseignements aussi longtemps que nous en avons besoin pour les services pour lesquels nous avons été engagés, et ce, sous réserve des politiques et exigences juridiques raisonnables concernant la conservation des documents commerciaux. Nous avons des normes qui répondent à ces exigences et nous détruisons les renseignements ou les rendons anonymes lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.

Accéder à vos renseignements personnels et maintenir l’exactitude

CIBC Mellon maintiendra votre contrôle et votre accès à vos renseignements.

Sur demande écrite, vous pouvez vérifier vos renseignements pour les valider, les mettre à jour et les corriger ainsi que supprimer les renseignements obsolètes. Il n’y a pas de frais pour valider ou corriger les renseignements. Selon les circonstances, il peut y avoir des frais si vous voulez une copie des dossiers ou si des dépenses spéciales sont impliquées dans la récupération de vos renseignements. Le cas échéant, nous vous informerons des frais à l’avance.

CIBC Mellon répondra rapidement à votre demande afin que vous puissiez voir vos renseignements dans les 30 jours. Si nous avons besoin de prolonger le délai, nous vous informerons des raisons de la prolongation et de vos droits en vertu des lois applicables. Si nous devons refuser la demande, nous vous en donnerons la raison (sous réserve des restrictions légales).

Chaque fois que cela est possible et approprié, nous corrigerons toute information que nous pourrions avoir transmise à un autre organisme. Si nous avons reçu les renseignements d’un tiers, nous vous ferons connaître son nom et son adresse afin que vous puissiez lui demander de les corriger (sous réserve des restrictions légales).

Certains dossiers peuvent contenir des renseignements à votre sujet et au sujet d’autres personnes qui sont confidentiels, qui sont la propriété de CIBC Mellon ou d’autres clients, qui sont protégés par le secret professionnel de l’avocat ou auxquels l’accès n’est pas possible. Étant donné que nous valorisons la confidentialité et les droits légaux de chacun, nous ne pouvons mettre ces dossiers à la disposition de qui que ce soit à l’extérieur de CIBC Mellon ou des sociétés de notre groupe (y compris nos sociétés mères). Toutefois, lorsque nous pouvons séparer vos renseignements des renseignements d’autres personnes sans nuire à la confidentialité ou aux droits légaux d’une autre personne, nous mettrons à votre disposition les renseignements qui sont contenus dans les dossiers qui vous concernent.

Réponses aux préoccupations relatives à la protection de la vie privée

Si vous avez des questions ou si vous désirez déposer des plaintes au sujet de cet énoncé de confidentialité ou des pratiques liées à la gestion de vos renseignements personnels qui n’ont pas reçu de réponse, n’hésitez pas à nous en aviser immédiatement. Dans la plupart des cas, une plainte, une question ou une préoccupation peut être résolue simplement en nous en parlant.

CIBC Mellon s’engage à traiter tout le monde avec le plus grand respect et les meilleurs égards et à offrir un service de la plus haute qualité. Toutefois, il peut y avoir, à l’occasion, un malentendu ou quelqu’un peut avoir l’impression d’avoir été traité de manière inéquitable. Quelles que soient les circonstances, notre souci est avant tout résoudre le problème. Toute question ou préoccupation concernant vos renseignements personnels ou encore nos politiques ou nos procédures relatives aux renseignements personnels, ainsi que toute demande d’annulation du consentement, peuvent être transmises au responsable de la protection de la vie privée de l’une des façons indiquées ci-dessous.

Par courrier :

Responsable de la protection de la vie privée de CIBC Mellon
1, rue York, bureau 500
Toronto (Ontario) M5J 0B6
Canada

Par téléphone : 416 643-5000

Par courriel : privacyofficer@cibcmellon.com

Cet énoncé de confidentialité entre en vigueur le 31 janvier 2018. Nous pouvons modifier cet énoncé de confidentialité de temps en temps; le cas échéant, il est possible d’obtenir la version la plus récente en communiquant avec nous aux coordonnées ci-dessus ou en visitant notre site Web www.cibcmellon.com. Cette politique s’applique à la Compagnie Trust CIBC Mellon et à la Société de services de titres mondiaux CIBC Mellon.

Dans ce document, le mot «nous» renvoie à CIBC Mellon. Les mots «vous», «votre» et «vos» désignent les clients de CIBC Mellon, les anciens clients, les clients potentiels, les employés des clients ainsi que les visiteurs du site Web de CIBC Mellon ou les personnes qui fournissent des renseignements personnels à CIBC Mellon.