Déclaration de CIBC Mellon sur les préparatifs concernant le coronavirus 2019 (COVID-19)

Juin 2020

16 juin 2020 – CIBC Mellon continue de surveiller attentivement la situation quant à l’épidémie de coronavirus 2019 (COVID-19), et de coordonner sa planification et son intervention en fonction des plans de continuité et de pandémie établis, des conseils des organismes de santé reconnus (dont Santé Canada et l’Organisation mondiale de la Santé) ainsi que des conseillers médicaux, en accord avec les diverses restrictions gouvernementales.

Selon les mises à jour et les définitions fournies par les gouvernements de l’Ontario et du Québec, CIBC Mellon est considérée comme un service essentiel et continuera de soutenir l’infrastructure critique du secteur financier, la prestation de versements de retraite aux retraités et d’autres fonctions essentielles jusqu’à nouvel ordre.

L’entreprise prend des mesures pour protéger la santé et la sécurité des employés, des clients et de nos autres parties prenantes. CIBC Mellon maintient la continuité des services et le respect des engagements à l’égard des clients.

Les bureaux de CIBC Mellon sont fermés à tous les visiteurs externes et la grande majorité de notre personnel travaille à distance. L’entreprise n’a pas fixé de date pour mettre fin à sa position sur la continuité des activités ou pour retourner à ses bureaux. Nous continuons de peaufiner les plans de retour au bureau à mesure que nous intégrons les renseignements les plus récents des gouvernements, des autorités sanitaires et de nos sociétés mères. Notre priorité absolue demeurera la santé et la sécurité de nos employés dans le cadre de toute reprise ou expansion des activités sur site. Tout retour futur est assujetti à la situation sanitaire actuelle et suivrait une approche progressive échelonnée sur plusieurs mois. Nous continuons d’évaluer et de peaufiner nos plans et nos préparatifs de façon continue.

Conformément aux programmes de continuité des affaires, de gestion des incidents et de sécurité de l’entreprise de CIBC Mellon, nous avons mis en œuvre un certain nombre de stratégies d’atténuation des risques, notamment :

• Nous poursuivons notre programme actuel de préparation à la continuité des affaires, y compris les points de contrôle réguliers avec la sécurité d’entreprise, la gestion de la continuité des affaires, les ressources humaines et les communications d’entreprise.
• Notre équipe continue d’évaluer la situation, de fournir des mises à jour et d’exécuter une intervention coordonnée ou un recours hiérarchique au besoin pour atténuer les risques et réduire au minimum les interruptions.
• Nous avons mobilisé nos employés à contribuer à la réduction des risques d’exposition, notamment en leur fournissant des documents d’éducation et de sensibilisation pour favoriser une vigilance accrue et des pratiques exemplaires en matière d’hygiène.
• Nous continuons d’encourager les clients à tirer parti des options de service électronique pour atténuer les répercussions sur les interruptions possibles des services postaux et de messagerie.
• Nous avons mis en œuvre une stratégie de répartition de la main-d’œuvre et du travail à domicile comme mesure de protection et pour réduire le risque de transmission par des installations partagées :
• La grande majorité de notre équipe continue de travailler à distance.
• Les bureaux de CIBC Mellon demeurent ouverts, mais leur accès est limité à une petite partie de notre effectif qui continue d’y travailler pour exécuter des fonctions essentielles qui nécessitent un accès à nos installations.
• Toutes les unités opérationnelles non essentielles travaillent exclusivement à domicile.
• Tous les employés des centres d’appels travaillent à domicile, ce qui pourrait entraîner une modification de la disponibilité des centres d’appels.
• Pour le petit nombre d’employés travaillant dans nos bureaux :
• - Les bureaux et les espaces partagés ont été reconfigurés pour soutenir les pratiques de distanciation sociale. Les petites salles de réunion ont été fermées.
• - Les déplacements entre les bureaux sont interdits.
• - Les réunions internes se déroulent virtuellement et les déplacements entre les étages de nos installations sont réduits au minimum.
• CIBC Mellon met en œuvre d’autres mesures de protection, notamment :
• Exiger que les employés affectés à un bureau qui se sentent malades travaillent à distance.
• Annuler tous les voyages d’affaires jusqu’à nouvel ordre.
• Exiger des employés affectés à un bureau, et qui ont voyagé ou dont un membre de leur famille a voyagé à l’extérieur du Canada, qu’ils travaillent depuis leur domicile et qu’ils surveillent leur état de santé pendant 14 jours civils.
• Mettre en œuvre des protocoles et des services de nettoyage supplémentaires et plus stricts.
• Exiger des pratiques exemplaires de distanciation physique parmi les employés.
• Interdire la participation à des conférences et à des événements jusqu’à nouvel ordre.
• Élaborer et mettre en œuvre de façon proactive des stratégies de continuité, y compris d’autres emplacements de bureau et un accès à distance, pour tenir compte des absences prolongées du personnel tout en maintenant les volumes de livraison normaux.
• Nous continuons à surveiller la situation, en particulier les renseignements fournis par les organismes de santé publique.
• De plus, nous maintenons des lignes de communication ouvertes avec nos employés, nos clients, nos fournisseurs et d’autres intervenants afin de traverser cette période difficile ensemble.

CIBC Mellon s’est engagée à maintenir des capacités de résilience conçues pour maintenir ou reprendre rapidement ses activités en cas d’interruption des affaires. Nos plans de reprise appuient la continuité des affaires et la prestation de produits et de services à nos clients pendant toute interruption ou perturbation.

Nous encourageons tous nos intervenants à tenir compte de leurs propres efforts de préparation et d’atténuation des risques. Nous continuerons à surveiller la situation avec attention et nous vous communiquerons tout nouveau renseignement, au besoin. Veuillez communiquer avec votre directeur des relations si vous avez des questions supplémentaires concernant les efforts de préparation entrepris par CIBC Mellon.