Février 2008

Qui fait quoi : comprendre les rôles et processus dans le cadre d'une assemblée annuelle

Pour de nombreux émetteurs, il peut être difficile de comprendre tous les rôles et responsabilités que comporte la préparation d’une assemblée générale annuelle (AGA). Il ne devrait pas en être ainsi.

Examinons les cinq étapes que vous devez suivre pour une assemblée annuelle réussie.  

Étape 1 : Le calendrier d’assemblée d’investisseurs

Une fois que vous avez rempli et soumis le calendrier d’assemblée, il devient le document source que nous utilisons pour nous assurer que toutes les étapes subséquentes du processus d’assemblée annuelle sont exécutées de façon opportune et exacte. 

Étape 2: Déterminer les quantités d’envois postaux

D’après les renseignements indiqués dans votre calendrier, CIBC Mellon enverra à votre demande un avis de convocation à l’assemblée à tous les intermédiaires financiers, déclarés par la Caisse canadienne de dépôt de valeurs limitée (CDS), qui possèdent des positions dans votre titre, ainsi qu’aux intermédiaires financiers américains sélectionnés, si vous le voulez. En vertu de la norme canadienne 54-101 (NC 54-101), ces intermédiaires financiers ont trois jours ouvrables pour indiquer à CIBC Mellon le nombre d’investisseurs approximatif qui recevront la documentation de l’assemblée; ce nombre vous est communiqué de façon à ce que vous puissiez commander une quantité suffisante de documents pour votre envoi.

Afin de réduire la réimpression ou la production coûteuse de documents non requis, nous comparons chaque année les volumes demandés par les intermédiaires financiers à ceux de l’année précédente pour déceler les problèmes qui pourraient survenir. Nous travaillons ensuite avec les intermédiaires financiers et leur agent chargé de la tenue des registres pour régler les écarts importants. 

Étape 3 : L’envoi postal aux investisseurs

Les envois aux investisseurs contiennent toute la documentation dont un investisseur a besoin pour prendre une décision sur les sujets discutés à l’assemblée annuelle. Bien que tous les investisseurs reçoivent la même documentation, différentes méthodes sont utilisées pour communiquer avec les différentes catégories d’investisseurs.

Les règles de communication avec les investisseurs inscrits, dont les noms sont inscrits directement dans votre registre des actionnaires, se trouvent dans les lois fédérale et provinciale sur les sociétés. CIBC Mellon envoie la documentation de l’assemblée directement à tous les investisseurs inscrits détenant des positions dans votre entreprise à la date de clôture des registres pour le vote en fonction des renseignements contenus dans votre calendrier d’assemblée d’investisseurs.

Les règles de communication avec les investisseurs non inscrits (aussi connu comme propriétaires véritables), dont les titres sont détenus par un intermédiaire financier, sont décrites dans la NC 54-101. Les envois postaux aux propriétaires véritables varient selon que l’investisseur est considéré comme « non opposé » ou « opposé » :

• Les propriétaires véritables non opposés (PVNO) sont des investisseurs dont l’identité peut vous être divulguée. NC 54-101 précise que vous déterminez qui communique avec vos PVNO. Dans le calendrier d’assemblée, vous pouvez choisir CIBC Mellon ou votre intermédiaire financier. Si vous choisissez CIBC Mellon, vous devez également remplir le formulaire NC 54-101F9, qui contient un engagement à l’effet que les renseignements sur les PVNO seront utilisés seulement à certaines fins particulières comme l’assemblée annuelle. 
• Les propriétaires véritables opposés (PVO) sont des investisseurs dont vous ne pouvez pas connaître l’identité. L’intermédiaire financier est toujours responsable des envois aux PVO. La plupart des intermédiaires utilisent les services d’agents responsables de l’envoi pour accomplir cette tâche. L’émetteur n’est pas tenu de payer le prix des communications avec ces investisseurs, mais doit souvent le faire pour s’assurer que les investisseurs sont traités de façon égale. Peu importe les dispositions de paiement, le coût de la documentation en soi est toujours la responsabilité de l’émetteur.
   

Il est important de noter qu’en vertu de la NC 54-101, c’est l’intermédiaire financier qui confirme si les investisseurs sont des PVNO ou des PVO – habituellement au moment où ils investissent dans votre titre. Si les investisseurs ne font pas connaître leur choix à l’intermédiaire financier, ils sont considérés comme étant des PVNO en vertu de la NC 54-101.  

Étape 4 : Compilation des réponses des investisseurs

La compilation des procurations c’est le processus par lequel CIBC Mellon recueille les réponses des investisseurs qui ne prévoient pas assister à votre assemblée, mais qui veulent que la direction de l’entreprise (ou une autre personne nommée) vote en leur nom sur les questions à l’étude :

• Pour les investisseurs inscrits, la compilation des procurations consiste à recevoir (par la poste et, au besoin, par téléphone ou Internet), à valider et à consigner les réponses des investisseurs par procuration. Ces dernières sont consignées dans vos registres et un sommaire vous est envoyé, sur demande, avant votre assemblée.
• Pour les investisseurs non inscrits, le processus est légèrement plus complexe. Si vous voulez que CIBC Mellon envoie vos procurations à vos PVNO, une procuration juridique générale doit être remplie. Cette procuration permet à CIBC Mellon de traiter les PVNO comme les détenteurs inscrits, et elle est exécutée par la personne nommée par votre direction afin de s’assurer que les votes par procuration des PVNO sont intégrés à une chaîne de vote continue. Lorsqu’un autre agent responsable de l’envoi est utilisé pour les envois aux PVNO et aux PVO le formulaire d’instructions de vote est utilisé pour solliciter les réponses des investisseurs. Ces réponses sont consignées par l’agent responsable de l’envoi, qui envoie de façon périodique des rapports de procuration indiquant les totaux à CIBC Mellon qui, à titre de compilateur de vos procurations, incorpore ces données à vos registres.

Pour être incluses dans le total final de l’assemblée annuelle, toutes les procurations des investisseurs doivent être reçues et déposées au plus tard à la date limite, généralement entre 24 et 48 heures avant l’assemblée. Peu après, nous vous communiquerons les derniers totaux du vote par procuration.  

Étape 5 : À l’assemblée annuelle

L’étape finale de ce processus est, bien sûr, l’assemblée même. À titre de scrutateur de vos assemblées, nous inscrivons les investisseurs, distribuons et compilons les bulletins de vote et vous communiquons les derniers résultats du vote. Le rapport final qui contient le rapport de présences, le rapport du scrutateur et le rapport des bulletins de vote, par exemple est fourni un jour ouvrable après l’assemblée.

La préparation de l’assemblée annuelle est une activité importante pour le secrétaire général et le professionnel des relations avec les investisseurs. En comprenant les responsabilités de chaque participant et en utilisant le calendrier d’assemblée de CIBC Mellon, vous pouvez être assuré que le processus d’assemblée annuelle de cette année se déroule de façon harmonieuse.

Pour de plus amples renseignements sur un aspect du processus, veuillez communiquer avec votre représentant du service à la clientèle.

Par James Hinnecke, directeur, Gestion de produits

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